Privatlivspolitik for Langeskovs biblioteks venner (LBV)
Juli 2018
LBV’s dataansvar:
Foreningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, om kort informerer dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger til varetagelse af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Foreningen: ”Langeskov biblioteks venner” er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Eva Gadegaard Sørensen
Adresse: Latyrusvænget_8
CVR: 35577475
Telefonnr.: 61345842
Mail: e.gadegaard@gmail.com
Website: www.lbv-5550.dk
Behandling af personoplysninger:
1) Vi behandler følgende personoplysninger:Medlemsoplysninger:
– Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer
e-mailadresse, Medlemsskabsomfang (hustands/enkelt medlem)
Oplysninger om foredragsholdere og andre lønnede bidragsydere:
– Almindelige personoplysninger:
– Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
– Oplysninger om tillidsposter, andre hverv – og bankkontonummer.
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
– Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens legitime interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
– Som led i foreningens aktiviteter, eks. planlægning, gennemførelse og opfølgning
– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
– Levering af varer og ydelser du har bestilt
– Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på foredragsholdere og andre bidrags-ydere:
– Håndtering bidrags yderens hverv og pligter i foreningen
– Opfyldelse af lovkrav
– Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
– Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Håndtering af dine medlemsrettigheder iht. vedtægterne, og iht. generalforsamling
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Afholdelse af arrangementer, og andre aktiviteter
– Brug af situationsbilleder, der viser konkrete situationer i foreningen.
– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi beder om dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give det, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder afhængig af, om vi behandler dine personoplysninger som foreningensmedlem, som ulønnet bidragsyder, eller som lønnet bidragsyder:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Ulønnede bidrags-ydere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Af praktiske og administrative hensyn opbevares dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.
Lønnede foredragsholder og bidrags-ydere:
Ved ophør af dit virke opbevares dine personoplysninger efter følgende kriterier:
– Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
– Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse.
– Retten til sletning
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
